Por Neverton Timm - Publicado no jornal: Portos & Comércio Exterior (abril/2007).

Não é raro nos depararmos com gestores de logística que, quando submetidos a grandes pressões, lançam mão de soluções que parecem as mais corretas, mas que acabam se mostrando ineficazes. Encontramos chefes que, ao identificar falhas operacionais em suas áreas, apontam um ou vários culpados e colocam em prática a solução mais comum: demitir. Segue-se, então, um ciclo de contratação e demissão, onde novas pessoas são colocadas nos cargos e, em questão de meses, os problemas retornam. Dificilmente, esses gestores fazem uma auto-análise de suas ações, partindo para o típico raciocínio “por que ninguém, além de mim, presta?”. É a famosa soberba que cega.

Já no outro extremo encontramos o gestor high tech, para quem tudo se resolve com a implantação de um moderno software. Ele investe recursos numa solução vendida como milagrosa, mas que ao ser implantada demora para funcionar e não traz os resultados esperados. Não há dúvida que a logística somente está no patamar atual, em termos de importância e funcionalidade, devido às avançadas tecnologias que surgiram nos últimos tempos. No entanto, a tecnologia sozinha não funciona, ela precisa que outros elementos estejam alinhados.

Por que esses tipos de soluções falham?

Porque não podemos tratar os problemas de logística apenas como uma questão de pessoal ou como uma função de sistemas. Os problemas logísticos precisam ser resolvidos pela sinergia de quatro elementos: pessoas, processos, infra-estrutura e tecnologia. Não podemos atuar em um deles e deixar os demais de lado. A solução só será completa e eficiente, se o gestor, a cada problema, atuar nesses quatro pilares. 

Pessoas operam sistemas e processos e, por mais modernos que sejam os sistemas e por melhores que sejam os processos, sem pessoas adequadas e bem treinadas, eles não funcionam. O contrário também é verdadeiro: não adianta ter os melhores e mais qualificados profissionais se os processos são morosos, repetitivos e inadequados. Experimente adequar um poderoso ERP a processos “tortos” e veja que os problemas, ao invés de diminuírem, aumentam exponencialmente.

Logo, ao deparar-se com um desafio logístico, o gestor deve atuar na seguinte seqüência:


1. Gestão de Pessoas

Equipes bem organizadas, preparadas, motivadas e comprometidas ajudarão o gestor no tratamento dos outros três pilares das soluções logísticas: processos, infra-estrutura e tecnologia.

Ao formar a equipe, o gestor de logística deve procurar pessoas adequadas para cada função, através da avaliação comportamental e técnico-funcional do cargo. O tempo gasto no processo seletivo é investimento e trará colaboradores aptos a contribuir na definição e execução das melhorias necessárias.

O gestor deve manter uma comunicação ativa e regular com o seu pessoal. Equipes bem informadas tomam decisões corretas e de acordo com a cultura e os valores da organização.

A reciclagem dos conhecimentos do time é outro fator fundamental. Vale fazer uso de treinamentos, palestras, leituras e visitas técnicas.

Uma vez que o gestor forme uma equipe adequada, bem informada e devidamente treinada é chegada a hora de delegar. Pois sozinho ninguém faz nada, não há registro de exércitos de um homem só e nem de “super-homens”.

2. Gestão de Processos

Ao avaliar os processos-chave da área de logística, sugere-se identificar aqueles que não agregam valor ou que são repetidos por várias pessoas dentro da empresa. É comum termos que preencher um controle que foi criado no passado, mas que ninguém mais utiliza. Não menos raro, encontramos informações lançadas em duplicidade por diferentes pessoas da organização.

Devemos estabelecer métricas para cada processo, fazer mensurações regulares e comparar os resultados obtidos com metas e com as melhores práticas do mercado (Benchmark). Aqueles processos com indicadores de desempenho fora de controle devem ser alvo de análise e de ações corretivas.

É fundamental avaliar se os resultados de cada processo atendem ou superam as expectativas dos clientes internos e externos da empresa. Situações de insatisfação devem ser tratadas com atenção e solucionadas com rapidez.

É no momento da avaliação de processos que devemos ponderar se alguma das iniciativas utilizadas na gestão logística se aplica, como o just in time, o milk run, o kanban, o B2B, o SOP, o MPS, o APS e o CFPR, entre outras. 

3. Infra-estrutura

Infra-estrutura é outro elemento fundamental na análise e resolução dos problemas logísticos. Temos a equipe mais adequada para a execução das atividades e os processos estão bem desenhados e alinhados, mas quando chega a hora de executá-los faltam empilhadeiras e os depósitos não são funcionais ou não têm as dimensões suficientes para atender a demanda. Isso sem falar nos crônicos problemas brasileiros de infra-estrutura.

A logística é extremamente dependente de organização. É necessário que cada coisa tenha o seu lugar certo e adequado. É importante que cada serviço disponha dos equipamentos apropriados e em boas condições de uso. Imagine um tradicional final de mês, 30% do faturamento acontecendo nos três últimos dias e a única empilhadeira da empresa quebra. Essa é uma situação que nenhum gestor de logística gostaria de enfrentar, logo, devemos cuidar da manutenção preventiva dos equipamentos e, quando possível, ter backups para as máquinas mais críticas.

4. Gestão Tecnológica

Com os primeiros três pilares atendidos, é hora de atuar na tecnologia e buscar as ferramentas que tornarão os processos mais rápidos, enxutos e confiáveis. 

Imagine gerenciar um depósito com centenas de skus sem um WMS (Warehouse Management System). Ou ainda controlar fretes de dezenas de transportadoras sem um TMS (Transportation Management System). Sem esses sistemas, seria necessário diversas atividades manuais, uma grande quantidade de tempo e o envolvimento de muita gente. E tudo sem garantia alguma de que os resultados serão satisfatórios. Graças a tecnologia, além das ferramentas citadas, podemos contar ainda com simuladores para suporte na identificação, avaliação e comparação de alternativas operacionais.

Mas quando falamos de tecnologia, devemos pensar também em automação. Nesse item relaciona-se as esteiras transportadoras, os robôs de paletização, os sorters e os trans-elevadores, entre outros. É quase impossível imaginar a Natura atendendo pedidos fracionados de suas mais de 600 mil consultoras de vendas sem o auxílio de separadores automáticos. Já a Infraero, por exemplo, para atender a movimentação de mais de 1,2 milhão de tonelada de carga aérea ao ano, utiliza, em vários de seus depósitos, sistemas de trans-elevadores controlados por eficientes sistemas de WMS, reduzindo o tempo de operação e aumentando significativamente sua precisão.

Procure sempre automatizar as atividades repetitivas, que costumam retardar os resultados da empresa e nas quais os investimentos feitos apresentem retornos rápidos. Informe-se das tecnologias disponíveis no mercado e veja se uma delas se aplica a alguma necessidade da sua empresa. Avalie, busque referências, verifique a capacidade de investimento, calcule o retorno financeiro e, se tudo for positivo, implante.

Conclusões

Execute essa seqüência a todo o momento, pois o que era bom ontem, não necessariamente será bom amanhã. Imagine que estamos falando do ciclo PDCA, que inclusive pode ser aplicado a cada uma das etapas.

A sinergia dos quatro pilares propostos potencializará as chances de sucesso das ações de melhoria aplicadas à área de logística. Pensar nesses quatro elementos evitará que suntuosos investimentos em tecnologia sejam desperdiçados por incapacidade de operação ou inadequação dos processos. 

E como já dizia Jack Welch em seu livro “Paixão por Vencer”: “Não raro gestores perdem muito tempo no início da crise, negando a própria crise”, ao que o autor mesmo sugere “Pule esta fase”.